Электронная транспортная накладная: как работать грузоотправителю

Что такое ЭТрН

Электронная транспортная накладная фиксирует сведения об автомобильной перевозке в установленном электронном формате. Документ участвует в обмене между сторонами перевозки; это не просто скан бумажной накладной или файл, отправленный по почте.

Когда применяется электронный формат

По разъяснению ФНС, с 1 сентября 2026 года для части перевозочных документов введён обязательный электронный формат. Требования зависят от вида перевозки и участников, поэтому применимость и возможные исключения следует проверить для конкретной ситуации.

Как подготовиться грузоотправителю

Выберите решение оператора информационной системы электронных перевозочных документов и проверьте его включение в актуальный реестр. Определите сотрудников, которые будут работать с документами, проверьте их электронные подписи и полномочия. Если документ подписывает сотрудник организации, ФНС указывает на необходимость квалифицированной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности.

Кто формирует накладную

В типовой схеме грузоотправитель формирует первую часть транспортной накладной. Перевозчик и грузополучатель оформляют свои сведения на соответствующих этапах. Распределение действий в конкретном сервисе и полномочия подписантов согласуйте до рейса.

Согласуйте обмен с участниками

До первой перевозки согласуйте работу в транспортном ЭДО с перевозчиком и грузополучателем, а при необходимости с экспедитором. Уточните у оператора совместимость сервисов, порядок обмена и действия при ошибках. Оператор передаёт электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД; самостоятельное подключение отправителя к государственной системе не требуется.

Проверьте сведения до отправки

Подготовьте реквизиты участников, адреса и контакты погрузки и разгрузки, наименование груза, количество мест, массу и согласованные условия. Уточните у перевозчика данные автомобиля и водителя, когда они определены. Сведения и последовательность подписания проверяйте в вашем сервисе применительно к конкретному рейсу.

Если груз требует дополнительных документов

В зависимости от груза и обстоятельств могут понадобиться дополнительные сведения и документы. Их состав и ответственность сторон согласуйте до подачи машины. Если обнаружена ошибка, порядок исправления уточняйте у оператора ЭПД и участников перевозки.

Проверка актуальности

Материал подготовлен по состоянию на 10 ноября 2026 года. Ниже приведены официальные разъяснения ФНС о транспортном ЭДО и перечне операторов. Перед применением проверьте действующие правила и условия конкретной перевозки.